De skjulte tidsrøvere i et flyttefirmas uge

Spørg en flyttefirmaejer, hvor tiden går, og de fleste svarer det samme. Jobbene. Løftet, kørslen, de lange dage på vejen.

Men jobbene er den del, der fungerer. Folkene møder op, bilen bliver læsset, kunden bliver flyttet. Den del har branchen haft styr på i årtier.

Spildtiden i et flyttefirma ligger et andet sted. Den gemmer sig i hullerne mellem jobbene. I de små opgaver, ingen planlægger, og ingen måler. Fem minutter her, ti minutter der, og det telefonopkald, der skulle have taget ét minut og tog femten.

Hver ting for sig føles ikke som et problem. Det er præcis derfor, det er et. En opgave på fem minutter får ikke jeres opmærksomhed. En opgave på fem minutter fyrre gange om ugen gør, men til den tid er den gravet så dybt ned i rutinen, at I er holdt op med at se den.

Det her er et kig på, hvor de timer faktisk bliver af. Ikke de synlige omkostninger. De skjulte.

Ugen, der ser fuld ud, men ikke er det

Der er noget, det er værd at gøre, før I læser resten. Tænk tilbage på jeres sidste arbejdsuge, og prøv at gøre rede for den time for time.

Jobbene finder I nemt. I ved præcis, hvornår folkene var ude, og hvor. Men der vil være et hul. Et par timer, måske mere, som I ikke helt kan placere. I havde travlt hele tiden. I holdt ikke pause. Og alligevel kan I ikke pege på, hvad der kom ud af de timer.

Det hul er ikke dovenskab, og det er ikke uheld. Det er summen af de små opgaver herunder. Hver enkelt er usynlig for sig. Tilsammen er de en af de største omkostninger i forretningen, og den står aldrig på nogen faktura.

At taste det samme igen og igen

En kunde ringer. I noterer navn, adresse, dato og hvad der skal flyttes. I skriver det et sted. En blok, en mail til jer selv, en besked i telefonen.

Så bliver jobbet bekræftet, og I skriver det igen, denne gang ind i det, I planlægger ugen i. Så skal det i kalenderen, så I skriver det en tredje gang. Så er jobbet kørt, og der skal faktureres, så navnet og adressen og prisen bliver tastet en gang til.

De samme få oplysninger, tastet i hånden, igen og igen. Hver gang tager et minut eller to. Hver gang er en chance for at ramme et forkert ciffer.

Én kunde er ingenting. Gang det så med hvert eneste job i en travl uge. Alene indtastningen er en time, der er væk. Fejlene koster mere, for en forkert adresse eller en forkert pris bliver ikke ved med at være et lille problem.

Dobbeltindtastning

Den her ligger tæt op ad den første, men den fortjener sin egen plads, for det er den skat, I betaler for at bruge mere end ét værktøj.

I kører jobbet ét sted og fakturerer det et andet. De to taler ikke sammen. Så hvert job skal oprettes to gange, én gang der hvor I planlægger det, og én gang der hvor I fakturerer det. Ændrer noget sig det ene sted, skal I huske at ændre det det andet. Glemmer I det, driver de to udgaver fra hinanden, og nu er I ikke sikre på, hvilken af dem der er den rigtige.

At holde to systemer opdateret i hånden er ren administration. Det skaber ingenting. Det findes kun, fordi værktøjerne aldrig blev koblet sammen, og fordi nogen skal være broen mellem dem. Den nogen er som regel jer.

Opfølgning på tilbud

I sender et tilbud. Kunden siger, de lige vil tænke over det. Så sker der ikke mere.

En uge efter kommer I halvvejs i tanke om, at I aldrig hørte tilbage. Var det familien, der skulle flytte inden for byen, eller var det erhvervsjobbet? I roder jer gennem sendt post for at finde det. I er ikke sikre på, om I allerede har fulgt op, så enten risikerer I at virke anmassende, eller også lader I det ligge.

Gang den usikkerhed med hvert eneste åbne tilbud, I har. Den mentale energi, der går med at holde det hele i hovedet, med at prøve at huske hvem der venter på hvad, er en skat, I betaler hele dagen, også når I ikke gør noget ved den.

Og de tilbud, I glemmer at følge op på, er ikke små tab. Det er kunder, der allerede ville flytte, og som allerede har fået en pris af jer. Arbejdet med at vinde dem var gjort. De gled væk i hullet mellem tilbuddet og opfølgningen, og I får det aldrig at se på en rapport, for et job, der aldrig blev til noget, efterlader ingen spor.

At bygge planen

Hvem arbejder i morgen. Hvilken bil. Hvilke job, i hvilken rækkefølge, med tid nok til at nå imellem dem. Er der folk nok på det store job. Er nogen dobbeltbooket.

I mange flyttefirmaer bliver det løst forfra hver eneste dag, i hovedet på én person eller på en tavle, ved at holde alle de bevægelige dele på én gang og håbe, at der ikke blev overset noget.

Det er fagligt arbejde, og det er reelt svært. Det er også den slags arbejde, der skal laves om i samme øjeblik, noget ændrer sig, og der ændrer sig altid noget. En aflysning, en sygemelding, et job der trækker ud. Hver ændring betyder tilbage til start og bygge hele dagen op igen.

Timerne på planlægning er reelle nok, men den største omkostning er skrøbeligheden. En plan, der ligger i hovedet på én person, er en plan, der falder fra hinanden den dag, den person ikke kan træffes.

Telefonjagt med folkene

Jobbet i morgen er ændret. Mødetiden er rykket, eller adressen er opdateret, eller kunden har fået et klaver med.

Så I ringer til folkene. Ingen svarer. I skriver. I venter. De ringer tilbage, mens I sidder i en anden samtale. I misser den. I ringer igen. Når alle endelig ved, hvad den nye plan er, er der gået tyve minutter på én lille ændring.

Gør nu det for hver ændring på hvert job, og husk, at job ændrer sig hele tiden. Et flyttefirmas uge er en strøm af små opdateringer, og hver opdatering, der skal rejse over telefonen, er en håndfuld minutter og en chance for, at nogen ender det forkerte sted på det forkerte tidspunkt.

Omkostningen er ikke kun jeres tid. Det er den morgen, hvor folkene møder op og forventer én ting og finder en anden, fordi opdateringen nåede frem til fire af dem og ikke den femte.

Materiellet, ingen har styr på

Hvor mange kasser er der tilbage på lageret. Hvor meget tape, hvor meget film, hvor mange tæpper. Hvilket materiel kørte ud med hvilket job, og hvad kom retur. Ikke fulgt kasse for kasse, bare aldrig rigtig under kontrol.

I de fleste flyttefirmaer er det et gæt. Materiellet kører ud, noget kommer tilbage, noget gør ikke, og ingen skriver noget af det ned. Så når I har brug for at vide, hvad I har, går I ud og tæller. Eller I bestiller mere for en sikkerheds skyld og ender med for meget. Eller I løber tør midt i en travl uge, og nogen må køre en hastetur.

Ingen af delene er at flytte møbler. Det er tid brugt på at jagte materiel, som I bare burde vide, hvor var. Og indtjeningen siver stille her også, for materiel, der forsvinder ud af bøgerne, er materiel, I har betalt for og aldrig fået penge for.

Lagt sammen

Tag de seks her ærligt, og sæt nogle løse tal på dem for en helt normal travl uge. Den gentagne indtastning. De to værktøjer, der holdes ens i hånden. Jagten på tilbud og forsøget på at huske dem alle sammen. Den daglige genopbygning af planen. Telefonjagten. Optællingen af materiel.

I de fleste flyttefirmaer er det ikke minutter. Det er timer. Ofte det meste af en dag, nogle gange mere, spredt så tyndt ud over ugen, at det aldrig melder sig selv.

Det er en hel arbejdsdag, eller tæt på, der ikke flyttede noget, ikke hentede nye kunder og ikke forbedrede noget. Den gik med at holde det eksisterende arbejde fra at falde fra hinanden.

Og her kommer den del, der gør ondt. Næsten det hele er det samme problem i forskellige forklædninger.

Hvorfor det sker

Se tilbage på de seks. Indtastningen, dobbeltarbejdet, opfølgningen, planlægningen, telefonjagten, optællingen. De har én fælles grundårsag.

Oplysningerne om et job ligger ikke ét sted. De ligger mange steder. Lidt i mailen, lidt i en blok, lidt i regnskabsprogrammet, lidt i hovedet på jer. Og fordi de ligger mange steder, skal arbejdet hele tiden flyttes mellem dem i hånden, og det er jer, der flytter det.

Hver eneste af de her tidsrøvere er i virkeligheden et symptom på det samme. Når jobbet, planen, mandskabet, materiellet, tilbuddet og fakturaen ligger hver for sig, skal nogen sy dem sammen hele dagen lang. Den syning er det skjulte arbejde. Det er der, jeres dag går hen.

Det er ikke et disciplinproblem. I kan ikke organisere jer ud af det med mere energi eller en bedre kalender, for energien er selve omkostningen. Jo mere omhyggeligt I holder alle delene sammen i hånden, jo mere af ugen går med at holde dem.

Hvad I kan gøre ved det

Start med at få øje på det. I én uge lægger I mærke til de små opgaver. Hver gang I taster noget, I allerede har tastet, hver gang I går og leder efter noget, hver gang I leger telefonjagt, sætter I en streg. I behøver ikke være præcise. I skal bare stoppe opgaverne i at være usynlige, for en omkostning, I kan se, er en omkostning, I kan vælge at skære væk.

Stil så et enkelt spørgsmål til hver af dem. Skaber den her opgave noget, eller findes den kun, fordi oplysningerne ligger to steder i stedet for ét? De fleste af de seks ovenfor lander på den forkerte side af den streg.

De opgaver, der kun findes på grund af spredte oplysninger, er dem, I skal gå efter, og der er reelt kun én måde at ramme dem ved roden. Saml delene ét sted. Når tilbuddet, jobbet, planen, mandskabet, materiellet og fakturaen ligger i det samme system, holder syningen op med at være jeres arbejde. Oplysningerne flytter sig selv. Tilbuddet bliver til jobbet. Jobbet går videre ind i planen. Det, der skete på jobbet, løber videre ind i fakturaen. Ingen taster det to gange, for det blev kun oprettet én gang.

Det er grunden til, at vi byggede Movena. Ikke for at give flyttefirmaer endnu et værktøj at holde øje med, men for at lukke de huller, de andre værktøjer efterlader åbne, så de skjulte timer bliver til rigtige timer igen.

Vil I sætte tal på, hvad effektivisering er værd i netop jeres flyttefirma, har vi bygget en beregner til det. Tast jeres egne tal ind og se: movena.io/da/savings-calculator

I får dem ikke alle sammen tilbage. Noget af den tid skulle altid have været brugt. Men kommer bare halvdelen af den skjulte dag tilbage til jer, er det en halv dag om ugen til at sælge, til at planlægge, til at være ude med folkene, eller simpelthen til ikke at være den, alting løber igennem.

Jobbene var aldrig problemet. Hullerne mellem dem var. Og i modsætning til job kan huller lukkes.